Checklist: para que serve e sua importância para o Departamento de Pessoal

Quanto maior a organização, mais problemas são evitados. Eis a máxima não só do DP,  mas de todo departamento ou situação. E como ferramenta indispensável para gerenciamento está o famoso checklist.

Em um artigo publicado pela revista Época Negócios, o autor questionava-se sobre como é possível fazer para evitar erros e falhas crescentes num mundo com profissões e instituições cada vez mais complexas.

Como é possível fazer para evitar erros?

Assim como este autor, eu também me faço essa mesma pergunta…

Pois bem, a única maneira, ao meu ver, de solucionar este problema levantado é a organização das tarefas e compromissos de uma forma muito simples: em uma lista.

Este é o posicionamento do autor do artigo da Revista e também do médico e escritor americano Atul Gawande, que sustenta que a solução para os males da complexidade é o banal checklist, ou seja, a lista de checagem de tarefas.

Vez que nem sempre os erros são cometidos por deficiência técnica ou por má fé, se faz tão importante a criação de mecanismos que não permitam a possibilidade de casos em que a questão seja simplesmente o esquecimento ou a falta de atenção.

Os principais benefícios do checklist, de acordo com Gawande, são:

• Segurança: A lista funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno.
• Eficiência: Para o médico, as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam ao checklist.
• Exatidão: Esse é o desafio das equipes modernas. Gawande diz que já somos muito bons. O que precisamos melhorar é a exatidão dos nossos procedimentos.
• Foco: Quando a equipe adota o checklist, o óbvio e patente deixa de atrapalhar, e os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante.
• Humanidade: Existe um benefício psicológico quando os profissionais, especialmente os mais orgulhosos, têm de engolir o checklist. Gawande acredita que ele os torna mais humanos.

Em todas as situações que levam ao erro, conforme falado anteriormente, há implicações e consequências graves, ou não, para o empregador.

Portanto, a melhor forma de evitar qualquer tipo de inconsistência e consequentemente dores de cabeças, é criar e implementar a obrigatoriedade do preenchimento de checklists para os principais subprocessos do Departamento de Pessoal.

O artigo O Poder das Listas, inscrito por Edson Porto, pode ser visualizado através deste link.

Modelos de checklist

Disponibilizamos, em outros posts, alguns checklists que consideramos importantes para implementação no Departamento de Pessoal.

Sua utilização, poderá contribuir, e muito, na diminuição de problema com guarda de documentos e/ou formulários.

• Modelo de Checklist: Arquivamento do processo de demissão
• Modelo de Checklist: Arquivamento do processo de férias
• Modelo de Checklist: Processo de fechamento de encargos

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