A época de pagamento de salário, para muitas pessoas que trabalham no Departamento de Pessoal, e até mesmo para os colaboradores, sempre foi cansativa por causa dos holerites impressos
Mas a era digital chegou para modernizar também esse setor. Agora as empresas contam com o holerite digital. Os de papel? Já estão sendo aposentados!
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O gasto é realmente desnecessário, é trabalhoso imprimir diversos holerites, entregar e recolher a assinatura em cada um (todos os meses do ano). Além disso, não é ecologicamente correto, e o risco de perda é muito maior.
Contudo, as dúvidas a respeito do holerite digital ainda cercam diversos administradores, gestores e colaboradores dentro do Departamento de Pessoal. É fato que certas regras podem ser um tanto complexas, e isso confunde, deixando margem para erros.
Nesse artigo vamos tentar esclarecer os pontos principais sobre como se dá a emissão dos holerites digitais e sua manutenção em comparação ao holerite impresso. Fique atento!
Dúvidas sobre o procedimento do holerite digital
Os holerites agora serão distribuídos somente de forma online?
Não necessariamente. A distribuição do holerite de forma somente online é permitida por lei.
No entanto, existem algumas condicionais. Por exemplo, se os trabalhadores têm acesso a computadores, smartphones e internet, dentro e fora da empresa, não há problema algum. Porém, se determinados trabalhadores não tiverem condições de acessar o holerite digital, este deverá ser entregue em sua forma impressa.
É importante ressaltar que diversas Convenções Coletivas comentam sobre essas questões. Portanto, é sempre bom consultar a convenção específica da empresa para que não se tenha problemas futuros.
Como é feita a distribuição? Tem que ser encaminhada por e-mail ou a empresa deve deixar disponível em um sistema para que os funcionários acessem mediante login e senha?
Tanto faz. Não existem regras referentes a essa questão. O que for mais viável para ambas as partes pode ser executado.
O holerite pode ser entregue via e-mail ou também pode ser liberado dentro de uma área do sistema interno da empresa para que o trabalhador acesse mediante suas informações pessoais.
Contudo, a prática do holerite via sistema, ao invés de e-mail, é mais prática, mais rápida e mais fácil de fazer manutenções periódicas ou quando solicitada alguma informação.
Mesmo com o holerite digital a empresa precisa imprimir e arquivar os holerites?
Definitivamente não. Uma das funções do holerite digital é justamente acabar com todo esse trabalho desnecessário de impressão e arquivamento de papéis.
O arquivamento digital basta para a manutenção das informações em caso de necessidade do funcionário ou de algum órgão de fiscalização.
E a assinatura do funcionário? Como fica essa questão já que o holerite é digital?
De acordo com o artigo 464, parágrafo único da CLT, se o pagamento do salário for feito através de depósito bancário, o comprovante de depósito serve como recibo de pagamento, e não é preciso recolher a assinatura do funcionário.
Se o pagamento do salário for feito por outros meios, é sim necessário o recolhimento da assinatura digital do funcionário. No entanto, antes de implantar esse sistema é importante verificar as opiniões de todos os colaboradores.
Após a demissão e necessário manter o holerite digital do funcionário no sistema online?
Online não. Quando houver desligamento de algum funcionário da empresa os holerites deverão ser “arquivados” digitalmente. Não é preciso deixar disponível online.
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