O que é folha de pagamento?

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O que é folha de pagamento?

Paulo Pereira
Escrito por Paulo Pereira em 15 de julho de 2019
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Algumas questões, para quem deseja trabalhar com Departamento de Pessoal ou para quem trabalha, devem ser bem resolvidas.  O que é folha de pagamento?

Qual que é a previsão legal para confecção desse documento? Quais são os tipos? Quem deve ter esse documento? E por fim, quais as informações que devem ser postas neste documento?  Esses são os pontos que precisam estar claros.

Além das dúvidas levantadas acima relacionadas à folha de pagamento, falarei de outras declarações acessórias que estão atreladas, assim como seu reflexo contábil.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento onde deve constar a composição da remuneração do empregado. Nela, devem ser informados os proventos e os descontos.

E também a composição das bases de cálculos em encargos sociais incidentes sobre a remuneração do empregado, como por exemplo: FGTS, INSS e Imposto de Renda. 

Esse documento está prevista no artigo 225 do Decreto 3.048 de 1999.  Esse decreto determina que todos os valores creditados e debitados em prol do empregado devem constar nesse documento.

Além disso, também determina que essas informações devem ser informados na contabilidade. 

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

 I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Tipos de folha

A folha de pagamento, na verdade, pode ser confeccionada por meio de alguns tipos, ou melhor, é possível dizer que existem algumas variações.

  1. Folha de adiantamento salarial. Algumas empresas que optam por desmembrar o pagamento do empregado em duas vezes como por exemplo, no dia 15 e no dia 30, ou no dia 20 e o pagamento do líquido no dia 05 do mês subsequente elas devem fazer uma folha chamada folha de adiantamento. 
  2. Folha mensal. As empresas que optam por fracionar o pagamento do empregado, elas devem fazer, além da folha de adiantamento, a folha de pagamento. Ou seja do líquido salarial, que também podemos chamá-la de folha mensal.
  3. Folha de PLR. O outro tipo de folha que nós podemos citar aqui,  é a documento onde registram-se os pagamento de PLR/PPR, que é a Participação de Lucros  e Resultados. Como a PLR configura um outro tipo de pagamento e possui bases distintas para os cálculos dos encargos sociais, é necessário que seja feito uma  folha específica para o pagamento dessa remuneração. 
  4. Folha de 13º Salário. Pode-se dizer, também, que existe a figura da folha de décimo terceiro salário, uma vez que décimo terceiro salário, assim como a PLR, possui  base distinta para o cálculo dos encargos sociais.
  5. Folhas complementares. Por fim, eu posso dizer também que existe a figura da folha complementar que é utilizada para o pagamento de rubricas que não foram consideradas durante o fechamento das rescisões.. 

Todas os empregadores são obrigadas a possuir esse documento.

Então, independentemente da empresa ser optante do lucro real, do lucro presumido, pelo Simples Nacional, ou independentemente da quantidade empregados  que a empresa tenha ela é obrigada a confeccionar essa folha de pagamento.

Sobre outras declarações acessórias

A folha de pagamento também ela deve ser considerada para fins contábeis. Essa obrigatoriedade, como já falado anteriormente, está prevista no Decreto 3.408/99. 

Além disso, como já falei, algumas declarações acessórias são confeccionadas a partir das informações postas em folha. 

Nesse primeiro momento posso citar o CAGED e a RAIS. O CAGED que é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é informado mensalmente quando há movimentação de empregados.

Ou seja, quando há contratação ou demissão de profissionais dentro da empresa. E a RAIS, que é uma declaração assessoria anual, onde deve constar as informações que também são incluídas em folha durante o ano. 

Embora essas duas declarações existam ainda hoje, elas deixarão de existir a partir da implementação total do eSocial, que é um dos temas que abordaremos um pouco mais a frente.


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