10 dicas para administrar a folha de pagamento

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10 dicas para administrar a folha de pagamento

Paulo Pereira
Escrito por Paulo Pereira em 15 de maio de 2020
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O principal objetivo das empresas é crescer e se desenvolver, mas diversos problemas podem acompanhar essa evolução. Um deles é saber administrar a folha de pagamento.

No entanto, transtornos relacionados aos salários e benefícios dos colaboradores podem ser consideravelmente reduzidos a partir de práticas que garantem uma boa gestão.

Neste artigo iremos mostrar dez dicas que lhe ajudarão a compreender como administrar a folha de pagamento da melhor maneira possível, para que nenhum dano ocorra. Para saber quais são essas dicas, continue lendo esta postagem até o final!

Leia também: O que é folha de pagamento? e Revisão de logs do sistema de folha de pagamento

1. Estabeleça cargos e salários

Determinar quais serão os cargos e o valor destinado ao pagamento de cada um, incluindo benefícios e gratificações é importante para se ter conhecimento da quantidade de funcionários ocupando cada um deles.

Além disso, é possível determinar as oportunidades de crescimento oferecidas, quantificar os funcionários por cargo e verificar quais setores ou funções podem ter mais verba investida.

E isso tudo só é possível graças ao controle organizado das quantias pagas aos funcionários.

2. Padronize e programe os pagamentos 

A melhor maneira de evitar atrasos ou esquecimentos com relação ao pagamento dos funcionários é programar e padronizar essa atividade.

A melhor estratégia é automatizar esta tarefa, pois ela pode ser bastante cansativa e repetitiva. Além disso, torna-se muito mais fácil gerenciar os gastos por meio dos relatórios emitidos por esse tipo de sistema.

Um outro ponto é deixar uma conta bancária específica para poupar o dinheiro destinado ao pagamento dos colaboradores, sem misturar com finanças que deverão ser empregadas em outras funções.

Isso traz mais segurança quanto a possíveis fiscalizações de órgãos trabalhistas e fornece uma visualização mais ampla quanto aos gastos feitos com o salário/benefício dos profissionais registrados.

3. Mantenha os dados dos colaboradores sempre atualizados

Estado civil, número de dependentes, endereço, telefone, cargo, etc., são informações relacionadas aos funcionários contratados que podem sofrer alterações com grande frequência.

Por esse motivo, e também devido a mudança feita pelo eSocial, os dados devem ser atualizados constantemente pela empresa e enviados para o Governo, a fim de evitar multas.

4. Gerencie as horas trabalhadas

Ter um sistema de registro de ponto eficiente ajuda a administrar a folha de pagamento com maior precisão, pois torna-se possível verificar as marcações de entrada e saída dos funcionários, assim como a realização de horas extra, intervalos, faltas, etc.

Com esse controle, as chances de cometer erros relacionados ao valor depositado a cada colaborador diminui, pois tudo é feito com grande precisão, sem interferências humanas.

5. Tenha organização no armazenamento dos documentos

Administrar a folha de pagamento de maneira eficaz também significa armazenar os holerites de forma adequada, a fim de evitar problemas trabalhistas. 

Portanto, guardar uma cópia impressa e outra digital de cada documento emitido é uma forma de manter empresa e funcionário seguros em caso de problemas. Além disso, documentos relacionados à contratação e demissão também devem ser mantidos da mesma maneira.

6. Desencoraje a realização de horas extras

As horas extras feitas de forma desmedida podem trazer diversos prejuízos para a empresa. Neste caso, desencorajar essa prática é muito importante e trata-se de um ato que deve ser feito pelos gestores e profissionais do setor de recursos humanos/departamento pessoal.

É fundamental que a equipe seja estimulada a cumprir suas atividades durante a carga horária prevista e, somente em casos específicos, solicitar a utilização de tempo adicional.

Um sistema bastante eficaz para esse controle são os pontos digitais que permitem o registro por meio de qualquer dispositivo vinculado.

Além disso, esses aplicativos possibilitam a configuração das horas em que ele irá funcionar, tendo seu bloqueio durante horários de pausa e encerramento do expediente, sendo necessário solicitar ao gestor ou responsável uma autorização para realizar horas adicionais.

7. Controle os benefícios e encargos sociais

Benefícios como vale alimentação, refeição, vale transporte e encargos sociais como INSS e FGTS devem ser administrados com a mesma relevância que a remuneração “crua” dos colaboradores todos os meses.

E outros acréscimos, como as horas extra e adicionais noturnos, que não são fixos e devem ser contabilizados pela empresa para a inserção no documento devem ser calculados com muito cuidado para que não haja pagamento indevido, para mais ou para menos.

8. Tome conhecimento de possíveis mudanças

Mesmo havendo padronização dos sistemas, é preciso tomar cuidado com novas contratações, aumentos de salários, promoções, rescisões contratuais, etc., tudo influencia na confecção do documento e deve ser levado em conta.

Portanto, verificar com cautela todas as informações antes de gerar o contracheque é uma prova concreta de consciência ao administrar a folha de pagamento.

9. Tenha métodos avançados para confecção dos documentos

Automatizar os sistemas e estar ao lado dos avanços tecnológicos é importante para diversas áreas, inclusive para o departamento pessoal, responsável por calcular horas trabalhadas e valores a serem pagos.

Então, é fundamental ter ferramentas que auxiliem nesta atividade e diminuam de forma considerável as chances de erros.

Mas é importante que todos os holerites e demais documentos sejam impressos e contenham a assinatura do colaborador, comprovando a entrega do mesmo, a fim de ter um respaldo frente a justiça.

10. Saiba quais os erros mais cometidos

Identificar quais são os erros mais cometidos durante a elaboração e emissão das folhas de pagamento é importante para tentar evitá-los ao máximo, fazendo com que tudo seja cada vez mais preciso e diminua as reimpressões dos comprovantes.

Essa simples ação traz mais economia financeira e faz com que o trabalho seja mais sustentável e dinâmico.

Neste artigo você conferiu dez grandes dicas que ajudam a todos que desejam saber como administrar a folha de pagamento de forma correta, para não haver nenhum prejuízo.

Caso você tenha ficado com alguma dúvida relacionada a esse assunto, envie-nos seu comentário para que possamos lhe ajudar!

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