Procedimento de arquivamento digital dos documentos após fechamento

Hoje em dia, já não faz mais sentido possuir apenas um arquivo físico. É preciso pensar na facilidade e segurança de criar e manter um backup digital de todos os documentos gerados e administrados pelo Departamento de Pessoal.

Existem algumas empresas que oferecem excelentes serviços de guarda e manutenção eletrônica destes documentos. Mas, nem sempre os empregadores possuem ou querem destinar recursos para este fim.

O que resta, nestas situações, é utilizar aquilo que está à nossa disposição. Se a empresa possui uma rede interna, ótimo, podemos utilizá-la. Se não, existem alguns serviços na nuvem que são uteis e dão ainda mais segurança quanto ao quesito “ricos de perdas”.

Abaixo, deixo um modelo de como estruturar as pastas utilizadas para arquivamento digital dos documentos.

Modelo de estrutura de arquivo digital | Departamento de Pessoal em Foco

Faça o download de checklis para arquivamento digital de documentos

Faça o download, clicando aqui, do check list para garantir o cumprimento do processo. Lembre-se das seguintes orientações para o seu preenchimento:

No campo competência, informar o mês utilizado para emissão do relatório de logs;
No campo sistema, informar o sistema de folha de pagamento, do qual foi extraído o relatório;
Nos campos: responsável e cargo, informar o profissional designado como executor do processo;
Nos campos: revisor e cargo, informar o Gestor do Departamento de Pessoal, profissional responsável pela conferência do book;
No campo status, informar “Ok”, para o item finalizado e sem inconsistências identificadas. Neste caso, o campo observação somente deve ser preenchido se houver informação importante. O termo: “Irregular”, deve ser utilizado na coluna status, quando for identificada inconsistência. Neste caso, será obrigatório o preenchimento do campo observação, com a descrição do ocorrido.
Nos campos do quadro assinaturas, preencher data e assinar;
O documento somente deve ser assinado quanto todo o processo for concluído, ou seja, depois do 20º dia do mês subsequente.

Quero aproveitar a oportunidade para agradecer por ter lido este post e pedir que caso tenha encontrado algum erro ou queira nos comunicar uma informação, envie uma mensagem para contato@dpemfoco.com.br.

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