Para que a empresa não incorra em faltas contra à legislação trabalhista/previdenciária e tenha dores de cabeça, é preciso se atentar aos seguintes prazos, na guarda dos documentos fiscais:
+Procedimento de arquivamento digital dos documentos após fechamento de Folha
| Documentos previdenciários | |
| Documentos | Prazo de Guarda |
| Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) | 5 anos |
| Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GPS) ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre os empregados. | 5 anos |
| Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS | 5 anos |
| Documentos relativos à retenção dos 11% sobre nota fiscal, fatura ou recibo de serviços | 5 anos |
| Documentos que comprovem a isenção da contribuição Previdenciária | 5 anos |
| Folha de pagamento(fins exclusivamente previdenciários) | 5 anos |
| Guia da Previdência Social (GPS) | 5 anos |
| Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições Previdenciárias | 5 anos |
| Salário-educação – documentos relacionados ao benefício | 5 anos |
| Salário-família – documentos relacionados ao benefício | 5 anos |
| Documentos Trabalhistas | |
| Documentos | Prazo de Guarda |
| Acordo de compensação de horas* | 5 anos |
| Acordo de prorrogação de horas* | 5 anos |
| Adiantamento salarial- comprovante* | 5 anos |
| Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) | 20 anos, no mínimo, após o desligamento do trabalhador. |
| Autorização de descontos * | 5 anos |
| Aviso prévio – comunicado* | 5 anos |
| Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) | 36 meses |
| Carta de pedido de demissão* | 5 anos |
| Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – Processo eleitoral | 5 anos |
| Contrato de trabalho* | Indeterminado |
| Controles de ponto* | 5 anos |
| Folha de pagamento* | 5 anos |
| Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados | 30 anos* Obs.1: O Plenário do Supremo Tribunal Federal (STF) atualizou sua jurisprudência para modificar de 30 anos para cinco anos o prazo de prescrição aplicável à cobrança de valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
Obs.2: Por mais que a lei determine 5 anos para guarda para fins previdenciários, a falta desse documento prejudica a aposentadoria do empregado por exemplo, desta forma, é interessante o seu arquivamento por tempo indeterminado. |
| Guia de Recolhimento de Fundo de Garantia de Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) | 30 anos |
| Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Livros ou fichas de registro de empregados* | Indeterminado |
| Mapa de avaliação anual SESMT | 5 anos |
| Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) | 20 anos |
| Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – Histórico técnico de desempenho | 20 anos |
| Recibo de entrega de vale-transporte | 5 anos |
| Recibo de pagamento de férias* | 5 anos |
| Recibo de pagamento de salários* | 5 anos |
| Recibo de pagamento de 13º salário* | 5 anos |
| Recibo de pagamento de abono pecuniário* | 5 anos |
| Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da (RAIS) | 5 anos |
| Resumo Estatístico Anual – Indústria da construção civil | 3 anos |
| Seguro desemprego –(Comunicação de Dispensa) e Requerimento do Seguro Desemprego | 5 anos contados a partir da dispensa do empregado |
| Termo de rescisão de contrato de trabalho* | 5 anos |
| *Para estes casos não há fundamentação legal, trata-se de entendimento.Fonte: Fenacon, 2010. Fundamentação legal, clique aqui. | |
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