Revisão de logs do sistema de folha de pagamento (baixe checklist)

Cada vez mais, as empresas precisam criar mecanismos que garantam um maior nível de controle das atividades desenvolvidas por seus profissionais, em nome de algo conhecido como Governança Corporativa.

Apenas para esclarecimentos, de acordo com o IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), Governança Corporativa corresponde ao sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas.

O Departamento de Pessoal deve, também, criar mecanismos e estruturas capazes de mitigar possíveis erros involuntários e voluntários, de forma a preservar o patrimônio do empregador.

Há grande necessidade, neste sentido, de controlar e analisar os logs das transações críticas, como alteração de cargos, salários e contas bancárias, por parte do Departamento.

REVISÃO DE LOGS

O que seriam logs? E mais: em que consiste a revisão destes?

Segundo consta na Wikipédia (para este assunto, pode ser confiável), em computação, log de dados é uma expressão utilizada para descrever o processo de registro de eventos relevantes num sistema computacional. Esse registro pode ser utilizado para restabelecer o estado original de um sistema ou para que um administrador conheça o seu comportamento no passado.

Portanto, revisar os logs do sistema de folha de pagamento é checar os registros das transações efetuadas dentro do ERP utilizado para gerar a folha. Desta forma, é possível verificar e atestar se tudo o que é ou foi feito nele, está ou esteve em conformidade com as políticas da empresa.

Com este procedimento, a empresa torna-se mais segura contra tentativas de fraudes e também incorreções quando da digitação de dados importantes. Além disso, uma vez ocorrido o erro, este poderá ser solucionado de forma mais rápida.

CHECKLIST PARA REVISÃO DOS LOGS

Solicitar ao fornecedor do sistema de folha de pagamento, o relatório de logs das transações elencadas abaixo, referentes a competência pré-determinada:
– Alteração de números de conta bancária;
– Alteração de salários;
– Alteração de cargos.
Analisar o relatório, buscando identificar alterações indevidas e evidenciar esta análise por meio de “ticks” das folhas impressas;
Se identificadas possíveis irregularidades, questionar o profissional envolvido sobre o ocorrido e informar, de imediato, ao gestor Financeiro;
Anexar a este documento, todos os outros envolvidos:
– E-mails trocados com o fornecedor;
– Arquivo analisado;
– Eventuais trocas de e-mails referentes a irregularidades identificadas;
Digitalizar este documento e seus anexos e salvar em rede.

A sua empresa adota este procedimento?

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