É fato que a administração dos recursos humanos gera uma grande demanda de documentações. E a quantidade é ainda maior em se tratando de empresas de médio e grande porte, tanto é que existe uma necessidade crescente de organizar os documentos do Departamento de Pessoal, visando redução de custos e aumento de produtividade.
Desde sempre, a responsabilidade sobre a organização e guarda de tais documentos recai sobre o empregador, vez que o ônus da prova, na maior parte da jurisprudência, é dele e não do empregado.
Os documentos promovem a comprovação de direitos e deveres dos empregados previstos nos dispositivos legais ou acordos individuais entre empresa e empregado. Mantê-los arquivados torna-se, por conseguinte, um respaldo para o empregador se proteger de possíveis processos judiciais trabalhistas e/ou estar em dia em casos de fiscalizações por parte do Fisco.
Levando em conta a relevância do tema, este artigo tratará de esclarecer os meios alternativos para organizar a papelada no Departamento de Pessoal. Fique atento nas dicas e sugestões que daremos para que sua empresa não se perca em meio a tantos documentos.
Prazo para guarda de documentos relacionados aos empregados
Antes de analisar qual é a melhor maneira para organizar os documentos relacionados ao setor de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal, é preciso entender que existem leis que obrigam as empresas a manterem muitos documentos por um determinado período.
Isso quer dizer, na prática, que é preciso muita atenção quando no descarte ou manutenção de qualquer documentação relacionada às áreas trabalhistas e previdenciárias.
Esses prazos são chamados de período de guarda, ou talvez possamos dizer que seria o período prescricional. Eles variam conforme cada documento, conforme podemos constatar nos artigo 7º, XXIX, CF, artigo 11 da CLT, artigo 45 da Lei 8.212/91, Súmula vinculante n.º 8 do STF, artigo 225, I e § 5º, do Decreto 3.048/99, art. 23, § 5º, da Lei 8.036/90 e Súmula 362 TST.
Apenas para fins de exemplificação, elencamos abaixo alguns desses prazos. Para ver a lista completa, basta clicar aqui.
- Documentação relacionada ao FGTS – Período de guarda de 30 anos ou mais;
- Documentação relacionada a exame médico – Período de guarda de 20 anos ou mais;
- Documentação relacionada às rescisões contratuais, avisos prévios e demissões em geral – Período de guarda de 2 anos ou mais.
- Folha de pagamento – Período de 10 anos, conforme artigo 225, I e § 5º, Dec. 3048/99
Então, como organizar os documentos do Departamento de Pessoal?
1. Estabelecer um local apropriado para o arquivo de documentos
É importante estabelecer um local apropriado e específico, de preferência dentro das instalações da empresa ou numa empresa especializada em arquivamento, para arquivar os documentos dos colaboradores.
Para organizar a papelada no Departamento de Pessoal é preciso separar os documentos que são utilizados constantemente. Os demais serão guardados nesse arquivo.
2. Fazer uma categorização dos papéis
Os documentos devem ser agrupados por categorias, após estabelecimento de critérios. Isso reduz o tempo de trabalho em busca de um papel ou outro.
3. Utilizar uma ordem alfabética
Fazer o agrupamento dos itens conforme categorias. Em seguida, é preciso fazer a classificação por ordem alfabética, ainda mais se tiver vários subitens.
Desta forma, não haverá retrabalho e a documentação poderá ser encontrada com facilidade e rapidez.
4. Contratar um auxiliar
Ter um colaborador responsável pela papelada do DP pode ser algo bem produtivo. Independente de ser uma função específica ou não, designar alguém para assumir essa responsabilidade, vai eliminar o problema do acúmulo desnecessário de papéis e da bagunça.
5. Digitalize os documentos para fácil consulta
Digitalizar as documentações com certeza irá eliminar a papelada no Departamento de Pessoal e também no de Recursos Humanos. Outra vantagem da digitalização é a facilidade na consulta de informações.
6. Utilizar a nuvem para armazenamento
Arquivar a documentação na nuvem é uma maneira barata e eficiente de armazenamento. Além do mais, fica mais rápido, prático e fácil o acesso em caso de consulta e até mesmo auditoria.
Aplicando essas dicas na rotina diária da empresa, as documentações ficarão sempre organizadas e o trabalho sempre alinhado com a legislação.
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