Ponto eletrônico: o que é e quais são as suas vantagens

O sistema de ponto eletrônico é um método extremamente eficaz de controle de entrada, saída e horas extras dos funcionários contratados pelas empresas. Hoje, também o mais práticos.

Até 19/09/2019, empregadores com até dez funcionários não eram obrigados a registrar as horas. Hoje, esse número, conforme Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) que alterou o § 2º do art. 74 da CLT, a obrigatoriedade do controle de jornada passou para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores registrados.

Neste artigo, iremos trazer informações importantes relacionadas ao ponto eletrônico e também como este tipo de controle de jornada pode agregar à sua empresa. Continue a leitura.

Conheça os diferentes tipos de pontos existentes

Existem atualmente três tipos de equipamentos para registro de ponto, o (i) mecânico, o (2) manual e o (3) eletrônico, conforme preceitua o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho, no seu § 2º.

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
(…)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Os tipos mecânico e manual são bastante populares e têm um custo relativamente mais baixo do que o eletrônico. No entanto, sua eficácia e segurança também são consideravelmente inferiores aos novos métodos tecnológicos.

O sistema manual, por exemplo, pode causar diversas falhas devido à dificuldade de compreensão por causa de letras ilegíveis e rasuras, além de ser um método muito fácil de ser burlado.

O sistema mecânico, assim como manual, também possui suas limitações quando o assunto é tratamento das informações, embora seja mais seguro do que o primeiro.

Em ambos os casos, o armazenamento destes arquivos também pode ser problemático, caso haja alguma infiltração, incêndio ou situações semelhante no ambiente de arquivamento. Não só problemático, como também oneroso.

E por último, temos a figura do ponto eletrônico.

Ponto eletrônico: marcação de jornada na modernidade

De acordo com a Portaria 1.510/09, o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, também chamado de SREP, é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas.

Esse sistema de marcação de ponto visa, ainda de acordo com a portaria, garantir a correta marcação, não permitindo que sejam realizadas quaisquer ações que desvirtuem os fins legais a que se destina. O principal objetivo é mitigar as seguintes irregularidades:

restrições de horário à marcação do ponto;
marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

A legislação supracitada também prevê que, no caso da adoção do ponto eletrônico, os relógios pelos quais são feitos os registros devem ser homologados, para garantir que os itens acima expostos sejam controlados.

Ou melhor, não só o hardware, mas o software também deve possuir homologações do Ministério do Trabalho e a empresa é instruída a realizar o cadastramento do uso desse sistema, também, no site do ministério do trabalho e agora, informar no eSocial, também.

Importante salientar que a empresa que adotar o SREP poderá a qualquer momento mudar para o sistema manual ou mecânico

Vantagens em se utilizar o ponto eletrônico

São inúmeras as vantagens que a empresa pode obter ao inserir um sistema de ponto eletrônico para controle do expediente de seus funcionários.

Algumas das principais são a transparência e a segurança de que as informações são fidedignas. Quando na utilização do relógio, devidamente homologado pelo MTE,

Isso dá tanto à empresa quanto ao funcionário, um respaldo com relação ao seu horário de entrada, saída, ida e volta do almoço e folgas ou afastamentos, caso surja um processo trabalhista, os colaboradores recebem comprovantes de suas marcações.

De acordo com o artigo 11 da Portaria 1.500/09, o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho. Esse documento deve conter as seguintes informações:

cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
local da prestação do serviço;
número de fabricação do REP;
identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
data e horário do respectivo registro; e
NSR.

Um outro grande benefício é a otimização do tempo do setor responsável pela apuração da jornada. O sistema utilizado por estes relógios permite uma automatização da tarefa, o que possibilita que os profissionais do setor tomem conta de outras atividades.

E por fim, as chances de ocorrerem erros com relação ao cálculo de horas que deverão ser pagas diminuem consideravelmente, fazendo com que este seja um método extremamente seguro.

Como esse sistema funciona?

Existem algumas formas de utilização dos equipamentos que podem ser através de cartão com chip ou código de barras ou ainda por reconhecimento digital ou biométrico, sendo este último, com menor índice de fraudes.

O registro por digital é feito através do cadastro da impressão digital do funcionário e este deve fazer a marcação no relógio sempre que entrar ou sair para o serviço, almoço ou pausas.

Agora com relação ao cartão, este é personalizado com as informações do funcionário e consta seu número de inscrição na empresa, assim como o código de barras, o qual é lido pela máquina durante o ato de marcar os horários de expediente.

E como já mencionado, tanto o funcionário quanto o setor responsável precisam receber alguma forma de controle e conferência de todos os registros feitos no mês, a fim de evitar possíveis problemas.

A empresa que decide implantar este sistema para controle deve prestar atenção na configuração feita, pois segundo a Portaria 1.510/2009 e seu complemento, a Portaria 373/2011, não pode haver nenhum tipo de restrição de horário, devendo registrar com total fidelidade qualquer marcação feita pelos funcionários.

Portaria 373/2011

Após a implantação da Portaria 1.500/09, muito se discutiu sobre a possibilidade de flexibilização das normas considerar por muito como durantes, durante o processo de controle de jornada de empregados.

O Ministério do Trabalho, na época, então criou a Portaria 373/11 que dispõe sobre a possibilidade de adoção pelos empregadores de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho.

Basicamente, ela determinar que os empregadores podem adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Como condição, no entanto, para adoção deses sistemas alternativos, a Portaria determina que essas alternativas não devem admitir:

restrições à marcação do ponto;
marcação automática do ponto;
exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

estar disponíveis no local de trabalho;
permitir a identificação de empregador e empregado; e
possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Controle de acesso de máquinas

Existe ainda um outro método eletrônico para marcação de ponto, muito comum atualmente, onde o número de funcionários no sistema de home office cresceu consideravelmente. Trata-se do registro online.

Por meio dele é possível programar o horário de início e término da jornada, assim como os momentos de pausa.

O controle é feito por meio de um software instalado no computador ou smartphone, que é capaz de liberar ou bloquear o acesso para uso do dispositivo somente durante o expediente configurado.

No entanto, caso o colaborador precise realizar horas extras, poderá fazer uma solicitação e, tendo a autorização da empresa, o horário será alterado no aplicativo, para que o tempo adicional se cumpra.

E este método oferece total segurança, pois possui alguns critérios como você pode ver na lista a seguir:

geolocalização, que permite identificar exatamente o local em que o ponto foi registrado;
bina ou IP é o número de registro do dispositivo, que permite que o ponto seja marcado somente por equipamentos autorizados;
nome de usuário e senha, possibilita que cada funcionário utilize um dado de acesso para marcação do ponto, dificultando as fraudes;
reconhecimento por voz, facial ou biométrico são complementos dos dados de usuário e senha, e auxiliam na verificação da veracidade das informações.

Neste texto você pôde conhecer um pouco mais sobre os tipos de ponto existentes, as vantagens de se utilizar o ponto eletrônico e como ele funciona.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, deixe o seu comentário aqui embaixo.

***

Quero aproveitar a oportunidade para agradecer por ter lido este post e pedir que caso tenha encontrado algum erro ou queira nos comunicar uma informação, envie uma mensagem para contato@dpemfoco.com.br.

Deixe, também, sua opinião nos comentários e siga-nos nas redes sociais: Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram.